Digitalisierung unserer Kanzlei - ein Erfahrungsbericht (Stand 27.01.2021)

In den letzten beiden Jahren haben wir unsere Kanzlei weitgehend digitalisiert, sowohl im Bereich der Eigenorganisation als auch bei der Leistungserbringung. Insbesondere umfasste diese Transformation:

• ein vollständig digitales Dokumentenmanagement, einschließlich ersetzendes Scannen von Belegen
• die Fokussierung der Mandate auf DATEV Unternehmen Online und DATEV Meine Steuern
• weitgehend digitale Kommunikation, E-Rechnung und Vollmachtdatenbank

Parallel zu dieser Umstellung erfolgte der Umstieg auf die DATEV Cloud-Anwendung. Insgesamt haben wir nun die Möglichkeit, vollständig und uneingeschränkt remote zu arbeiten. Die Kommunikation mit unseren Mandanten kann online erfolgen. Gerade während der Corona-Pandemie sind dies valide Optionen.

Mit der Transformation verbunden war die Standardisierung und Dokumentation von Abläufen hieraus resultierend die nochmals verbesserte Servicequalität, beispielsweise mit Anleitungen für Mandanten zu deren Beleg-Digitalisierung.

Die Digitalisierung unserer Kanzlei hat bislang wenig Effekt auf unsere Rentabilität. Die Effizienzgewinne werden durch höhere IT-Kosten und den größeren Einrichtungsaufwand für Mandanten schnell wieder kompensiert. Motivation für diese Transformation war allerdings auch insbesondere die Zukunftsorientierung der Kanzlei und die haben wir nun in etwa kostenneutral erreicht. Jedenfalls fühlen wir uns gut aufgestellt hinsichtlich neuer Anforderungen unserer Mandanten, gesetzlicher Bestimmungen oder auch möglicher Kooperationen.

Die Umstellung selbst haben wir nicht als klassisch vorgeplantes Projekt, sondern in Anlehnung an eine agile Vorgehensweise durchgeführt: Möglichst kleine Produkte, hohe Wertorientierung und permanente Revision. Das self-directed Team hat sich bei uns von selbst ergeben. Immerhin konnten wir mit dieser Vorgehensweise die Transformation mit überschaubaren Mitteln umsetzen.

Zusammenfassend lässt sich festhalten:

• Die Transformation zur digitalen Kanzlei ist lohnend, spannend aber nicht friktionsfrei. Jedenfalls ist sie unumgänglich für die Zukunft einer Kanzlei.
• Die Resonanz auf eine digitale Zusammenarbeit ist bei bestehenden, bisher konventionell arbeitenden Mandanten durchwachsen, bei Neumandaten zumeist und bei jungen Mandanten durchweg äußerst positiv. 
• Die Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise einschließlich der hierbei erforderlichen Standardisierung und möglichen Automation ist erheblich und eher ein permanenter Prozess.
• Selbst als kleine Steuerkanzlei haben wir die digitale Transformation erfolgreich bewältigt. Großes Potential bietet die Digitalisierung für Kooperationen bei Arbeitsteilung und Implementierung. 
• Großer Mehrwert für unsere Mandanten: Die konsequente Nutzung von DATEV Unternehmen Online gewährleistet eine allzeit vollständige Buchführung, ein hochaktuelles Controlling und spart erheblich Kosten.