Disposition und Kostenkontrolle mit DATEV Eigenorganisation Classic (Stand 06.12.2023)

Bisher haben wir Auftragsdisposition und -Controlling mithilfe mehrerer komplexer Excel-Tabellen durchgeführt: In einer Auftragsmanagement-Datei sind alle Aufträge mit Planungs-, Kosten- und Abrechnungsdaten enthalten. Die Zeiterfassung erfolgt in Mitarbeiter-spezifischen Excel-Tabellen mit Referenz zu den Aufträgen.

Diese Vorgehensweise bedingt erhebliche Administration:

• Laufende Updates der Tabellen für die Zeiterfassung zur Sicherstellung korrekter Auftragsreferenzen
• Aufwendige Zusammenstellung der Kosten aus den Zeiterfassungen der einzelnen Mitarbeiter für die Auftragskalkulation und Rechnungsschreibung
• Manuelle Übertragung der Abrechnungsdaten in die Auftragstabelle

Zum Januar 2024 stellen wir dieses System um auf Zeiterfassung und Aufträge in DATEV Eigenorganisation Classic, womit sich obiger Aufwand hoffentlich erübrigt. Bereits im September haben wir die Entscheidung getroffen, implementieren seither sukzessive und testen im Parallel-Betrieb, zunächst die Zeiterfassung mit Kostenkontrolle und Integration zur automatischen Rechnungsschreibung, anschließend die Disposition. Tatsächlich neu sind für uns nur die DATEV-Elemente Aufträge und Zeiterfassung. Die Rechnungsschreibung verwenden wir bereits seit Jahren und die Aufgaben bilden wir über die Aufträge ab. Zwischenzeitlich konnten wir all unsere Anforderungen im DATEV-System realisieren: Arbeitsvorrat insgesamt, anstehende Aufgaben je Mitarbeiter, alle erforderlichen Daten fürs Auftrags- und Unternehmenscontrolling.

Das waren unsere Friktionen:

• Die Umsetzung individueller Anforderungen musste vorab aufwendig versucht und getestet werden. Dies gilt auch für die Identifikation relevanter Reports.
• Der DATEV-Auftrag ist eher Referenzierung denn originärer Datensatz, weshalb wünschenswerte Auftragsdaten teilweise nicht gespeichert werden können.
• Unser eigentliches Controlling erfolgt weiterhin in Excel. Die erforderlichen Daten entnehmen wir aus verschiedenen DATEV-Reports. Die Abfragen und Excel-Exports sind gefühlt bei jedem Report andersartig.     

Trotzdem war für uns der Umstieg auf DATEV Eigenorganisation Classic lohnend: Mit dem Parallel-Betrieb ist der erhoffte Nutzen bereits absehbar. Die Amortisationsdauer der Lizenzgebühren und insbesondere der Implementierungsaufwendungen beträgt voraussichtlich zwei Jahre.